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宝屋企业管理平台及客户服务平台

上海宝屋房地产经济有限公司是一家为外资企业提供商务和外籍人士房租租赁以及相关服务的公司。在业务发展过程中,宝屋企业管理平台将合同执行过程任务化,由系统驱动员工处理事务性工作,解决了合同执行过程复杂的问题;将繁多的合同资料电子化后归档,随时方便查阅;实时计算业绩提成和排名,大量减少了以前耗时耗力的计算工作;突破了公司业务扩大的管理瓶颈,为公司进一步发展奠定了基础,提供全方位的信息化资源管理平台。

上海宝屋企业管理平台
日常办公 信息管理 案件管理 合同管理 客户服务 财务管理 系统管理
快递管理
任务管理
业主库
供应商库
员工管理
客户库
房源库
案件开发
案件管理
担当业务统计
合同管理
合同执行计划
固定资产管理
个人实际/签约业绩排名
部门实际/签约业绩
客服接单
客服单管理
付款通知书管理
发票管理
财务管理
工资计算
合同收益分析
组织管理
安全管理
系统配置
数据管理


图1.1 管理平台登录界面


图1.2 客户服务平台登录界面

宝屋企业VIP客户服务系统允许宝屋的客户直接登录到服务平台,查询相关合同的信息、合同附件等内容,系统也会定期向宝屋客户发送邮件,提醒客户合同即将到期,需要进行付款或续租,以及对活期执行周期的确认。


图1.3 管理平台登录首页

在登录首页显示最新的公司公告和系统消息,并对当期公司业绩进行实时统计分析。


图2.1 快递管理

快递管理为公司员工提供快递的跟踪,记录快递在公司内部的流转状态,发件人和前台的操作流程,在外部直接连接快递公司系统,查询快件派送进程,公司内部员工直接点击即可查询到快件的当前状态,无需询问前台或通过网站输入运单号查询。同时公司依据系统数据与快递公司进行月结,避免人为和第三方失误。


图2.2 快递信息


图3.1 任务管理息

每个合同在每个月内都会涉及到大量的事务性工作,包括开具发票,快递单据,收据房租,支付房租等等,系统依据不同的合同兴致,为每个执行中的合同的每个月制定计划任务,提醒相关部门和员工提前完成任务,防止我方工作延误造成的付款延期,提高客户满意度。


图4.1 客户管理


图4.2 客户跟踪


图4.3 客户信息


图4.4 客户跟踪

销售人员在每次通过电话与客户进行沟通,或者上门拜访后,都需要将拜访记录到系统中,同时预约下一次的跟进时间和方式,拜访记录可以在公司内部共享,也可以为管理层提供全面的客户开发情况,并为销售人员进一步跟踪客户制定时间表。


图5.1 案件管理


图5.2 案件信息踪

案件管理对公司当前正在洽谈中的案件进行记录跟踪,管理人员不需要进行例会和面对面的沟通即可通过系统获取案件的进展情况和商谈详情,发现重点客户和有问题的案件,及时介入提高成功率。


图5.3 担当业务统计

统计业务员一段时间内进行的客户拜访,电话拜访,立案,合同和销售业绩。


图6.1 合同管理

合同管理是整个系统的核心部分,业务员可以由在谈案件生成合同,经审批后确定。合同管理记录了整个合同的详细信息,包括合同的基础信息(客户、业主、执行周期、固定期或活期等),合同销售人员及其提成分配比例,合同客户方、入住方、业主方、物业方的联系方式,合同附件,执行计划,合同相关收付款,任务流程,合同的盈利情况等。合同信息为后续合同执行计划,合同任务,收付款,佣金工资计算,业绩排名提供了数据基础。


图6.2 合同信息


图6.3 合同销售业绩分配


图6.4 合同附件


图6.5 合同执行计划


图6.6 合同收付款


图6.7 合同任务


图7.1 固定资产管理

宝屋向入住客人提供大量的租用设备,由系统管理这些设备的情况,是否可以进行外借,并在合同结束时提醒相关人员收回外借设备。


图7.2 个人实际业绩排名

实时业绩统计分为实际业绩和签约业绩,每种业绩都可以对销售人员进行统计排名,并按部门进行汇总。该数据是依据不同的签约情况,到帐情况,以及业务担当在不同合同的分配比例,部门的分配比例进行复杂的后台计算得到的。宝屋依据该数据督促业务担当拓展业务,提高排名,及时对已签约合同进行归档,并派发年终奖。


图7.3 部门签约业绩


图8.1 客服接单


图8.2 客服接单日程安排


图9.1 财务管理


图9.2 财务详情


图9.3 工资计算

依据合同的实际收款情况,合同参与的销售担当的分配比例,提拥比例,合同归档情况计算销售佣金,结合基本工资,考勤数据等计算员工每个月的工资。

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